パソコンから簡単に電話ができるソフトフォン。
「キーボードを打ってメモを取りながら電話したい…」「オフィス以外の場所でも電話を利用したい…」といったお悩みはございませんか？
そんなお悩みに応えてくれるツールが、ソフトフォンです。
近年では、その利便性の高さが注目され、多くの企業で導入されているツールです。
そこで本記事では、ソフトフォンの3つのメリットについて紹介します。
ソフトフォンとは？
ソフトフォンとは、PCや端末からインターネット回線を介して通話ができるIP電話のことです。VoIPと呼ばれる技術の発達により生まれた、IP電話専用のソフトウェアだと言えます。
実際のご利用にあたっては、画面の中に受話器があるイメージに近いでしょう。
画面上に受話器のイメージが表示されるため、ワンクリックで電話できるといった感覚的な操作ができます。また、中には複数の番号に自動発信可能なソフトフォンもございます。
ソフトフォンの良い点は、準備がとても簡単なところです。
用意するのは3つです。①ヘッドセット、②PCなどの端末、③インターネット環境です。以上の準備が整えばすぐにご利用できます。
このような便利さのおかげで、近年多くの企業やコールセンターで導入されている新たな電話スタイルとなっております。
メモがとりやすい！
ソフトフォンを使うと、電話しながら楽にメモが取れます。
例えば、とあるドラマで営業マンが肩に受話器を挟んでせっせとメモを取っているシーンをご覧になったことはありませんか？
実際に経験した方もいらっしゃるかもしれません。
当然ながら、受話器を落とさないように気を遣いつつ、メモを取るのでは通話に集中しにくいはずです。
そこで役立つのが、ソフトフォンです。ソフトフォンを利用すると、受話器を使わなくて済みます。なぜなら、物理的な受話器ではなく、パソコンからそのまま電話できるためです。
そのおかげで両手が自由に使えるようになり、より深く集中して話に耳を傾けつつ良質なメモをつくることができるでしょう。
このような利便性のため、コールセンターやコンタクトセンターでの利用もますます推進されています。
システムとの相性が抜群！
例えば、顧客管理システム。
顧客との良好な関係を構築するためには、顧客の姿を正確に把握し、顧客の特徴や好みについてしっかりとメモすることが大切です。CRMの基本とされています。
ところが、いわゆる受話器を使ってしまうと、顧客の電話番号を間違えて入力したり、メモが十分にとれなかったりと、せっかくのビジネスチャンスを失う可能性があります。
しかし、ソフトフォンを顧客管理システムと連携させることで、顧客リストの電話番号をソフトフォンに自動入力することができます。ベタ打ちで番号を打ち間違える恐れがないのです。
また、パソコンを活用して顧客情報のメモを充実させることも可能です。パソコンと連携しているため、コールセンター業務を端末一つで完結させることができます。
そのほか受付管理システムなど、他のシステムとの相性も非常に良いのがソフトフォンの強みです。
場所の自由度が高い！
ソフトフォンはインターネット環境があればどこでも利用できます。
従来のビジネスフォンであれば、オフィス内でしか電話できないケースも少なくありませんでした。したがって、オフィスに担当者が居ない場合は、折り返しのコールに時間がかかり、顧客を待たせてしまう場合もありました。そういった状況が重なって、顧客の満足度に影響を与える恐れも懸念されてきたのです。
しかし、ソフトフォンであれば、インターネットさえあればオフィスの内線も外線も入電・受電が可能です。なぜなら、インターネット回線を通じて音声のやりとりが行われているからです。
そのおかげで、オフィス内のフリーアドレスも推進できます。また、テレワークでも活用することができます。新型コロナウィルスでテレワークが働き方の有力なオプションとなった今、企業におけるソフトフォンの活用ニーズは高いと言えるでしょう。
当然ながら、コールセンター・コンタクトセンターのテレワーク化にも役立つこと間違いありません。
まとめ
ソフトフォンはパソコンとヘッドセット、そしてインターネット環境さえあれば簡単に利用できる便利な電話ツールです。
メモの取りやすさや、システムとの連携、場所を選ばない活用法など、とても柔軟に利用することができます。
特に、テレワークが浸透しつつある世の中では、営業活動を円滑に進めるうえで大きな役割を果たすでしょう。
この機会にぜひ、ご利用を検討してみてはいかがでしょうか。
