クラウド型ビジネスフォンとは？3つの便利な機能をご紹介
クラウド型ビジネスフォンとは、従来のビジネスフォンの使い勝手を維持しつつ、PBXをクラウド上に設置した電話サービスになります。
クラウドPBXを利用しているため、外線発着信はインターネット経由で行われ、内線番号の設定や着信拒否などの設定をWebの管理画面上から操作することができます。一方で、Webアプリでの受電だけでなく、電話機のフォルムで発着信ができるため、従来のビジネスフォンに慣れた人にとっての使いやすさも追求しているのが特徴です。
この記事では、通常のビジネスフォンには備えてない、クラウド型ビジネスフォンの便利な機能3つについてご紹介いたします。
内線・外線番号管理機能
クラウド型ビジネスフォンを利用する際、クラウドPBXのWeb管理画面から使いたいビジネスフォンの内線番号・外線番号の割り当てができる機能が内線・外線番号管理機能です。
通常のビジネスフォンであれば内線番号の設定は工事業者が設定するケースが一般的です。オンプレミス環境のPBXの設定には、高度な知識や技術が要求されるため、管理するには専門のサポートが必要になります。一度内線番号の割り当て設定を行うと、変更作業が難しいのもネックです。
また、外線番号の設定の際、相手側に表示させたい番号の設定も通常のビジネスフォンの場合はPBXに関連した専門的なスキルが求められます。通知させたい電話番号と実際に使いたい電話番号を別にして管理したいニーズに対応するのが一苦労です。
しかし、クラウド型ビジネスフォンであれば、Web管理画面から内線・外線番号の設定を簡単に行うことができます。ボタンのクリックで内線番号の追加の対応を行えたり、クラウド型ビジネスフォンの製品によっては、表示させたい通知番号を画面から簡単に入力して設定できたりするものもあります。
従来のビジネスフォンと比べて、クラウド型ビジネスフォンは、電話番号の管理がWeb画面から簡単に操作・設定可能なところに強みがあります。また、たとえITに慣れておらず通常の電話機を使い続けてきた人にとっては、クラウド型ビジネスフォンは、電話機のフォルムでありながらクラウドPBXがベースになっているので一石二鳥とも言えるでしょう。
顧客管理機能
クラウド型ビジネスフォンに顧客管理機能を搭載することで、顧客の情報と電話番号を紐づけた電話業務ができます。
例えば、既に顧客データベースに登録されている顧客からの電話を着信した時、相手側の電話番号とセットで顧客名も電話機に表示させることができます。さらに、クラウドPBXを利用しているため、クラウドPBXに登録された社内の電話機の画面で誰がどの顧客と通話しているのかが確認できます。もちろん、外線だけでなく内線でも電話番号と担当者の名前が紐づけられているため、どの部署とどの部署が電話対応中かもひと目で分かります。
また、顧客管理機能を応用して電話帳のように活用することもできます。顧客の名前と電話番号が紐づいた一覧を確認し、画面上から情報を編集することも可能です。電話番号から顧客を検索することも、顧客の名前から電話番号を検索することもできます。
クラウド型ビジネスフォンによっては、会社・組織内の電話帳も作成可能です。クラウドPBXに登録されていない電話番号も登録すれば、誰が誰と通話しているかを目で確認することができます。
このように、クラウド型ビジネスフォンに顧客管理機能が搭載されていることで、電話番号表示だけでなく顧客の名前も表示されつつ通話が可能になります。電話コミュニケーションの見える化に役立つ機能だと言えるでしょう。
全通話録音機能
全通話録音機能はクラウドPBXに搭載可能な優れた機能になります。インターネット回線を利用しているクラウド型ビジネスフォンは、録音データをインターネット経由でサーバーに保管することができます。通常のビジネスフォンは多くの場合手動で操作しますが、クラウド型ビジネスフォンであれば全通話を自動で録音することが可能です。
また、録音されたデータをクラウド型ビジネスフォンのWeb管理画面上から確認・再生することもできます。さらに、相手先の電話番号や会社名、発着信の区分、通話の開始時刻、そして通話時間等、様々なデータを画面から確認することが可能です。通話データを各項目から検索することができれば、確認したい通話データをすぐに発見して聞くことができます。
通話録音機能を利用することで、トラブル発生時の確認や、クレーマー対策、社内での円滑な情報共有等、様々なメリットを得ることができます。顧客満足度を向上させるうえで、録音データの活用は重要な役割を担うでしょう。
サービスによってはクラウドPBXのようにインターネット回線ではなく、ひかり電話の録音もできるものもあります。
クラウド型ビジネスフォンに全通話録音機能が搭載されれば、日々の電話対応の内容を精緻に確認でき、電話のコミュニケーションによるトラブルを未然に防止するのに役立つでしょう。
まとめ
本記事では、クラウド型ビジネスフォンの便利な機能を3つご紹介いたしました。
クラウドPBXを利用しているクラウド型ビジネスフォンは、内線・外線番号の管理や顧客情報管理、それから全通話録音機能といった通常のビジネスフォンにはない機能を搭載しております。
従来のビジネスフォンの使いやすさも維持しながら、クラウドPBXのメリットも享受できるクラウド型ビジネスフォンは、電話業務のクラウド化のオプションとして有効になりうるでしょう。
クラウドPBXにご興味ある方にとってクラウド型ビジネスフォンが導入検討にお役立ちいただけましたら幸いです。
