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リスト管理の基本!リスト投入・割り当ての仕方について

「管理者を任されたが、リストの使い方がよくわからない…」「投入したはずのリストが表示されない…」といったお悩みはございませんか?

本記事では、オムニコンタクトでのリスト投入・割り当ての仕方についてご説明します。

 

テンプレートのダウンロード

まず、リストのテンプレートをダウンロードします。

テンプレートをダウンロードするには、リスト投入ページに入る必要があります。リスト投入ページは、「管理メニュー」⇒「リスト管理」⇒「リスト投入」から入れます。

リスト投入ページに入ったら、ダウンロードボタンを押します。

その際、レイアウトはご希望のものをお選びください。選択したレイアウトに準じたフォーマットがダウンロードされます。

 

ダウンロード完了後、CSVファイルを開き必要な情報を入力します。

ただし、全部入力する必要はございません必要な情報だけ入力していただければ、OKです。

電話番号の入力の際には、ハイフンがない場合だと先頭の0が消えてしまうかもしれませんのでお気を付けください。関連記事☛電話番号の先頭に0を付けたCSVの作り方

 

リストの投入

これで準備は整いました。あとは投入するだけです。

「管理メニュー」⇒「リスト管理」⇒「リスト投入」で、「リスト投入」ページに入ります。そして、先ほど作成したファイルをアップロードします。

まず、アップロードの際は、リスト名を指定してください。

次に、「ファイルを選択」をクリックし、先ほど作成したファイルを選択します。すると、「ファイルを選択」ボタンの右隣にファイル名が記載されます。

残りのチェック項目は必要に応じてチェックします。基本的にはデフォルトのままで問題ありません。

最後に、入力した項目やチェックリストを確認したら、アップロードボタンを押します。

「ファイルのアップロードは正常に終了しました。取込件数は○○件です。」と青い字で下の欄に書かれていたら、無事に登録完了です。

 

リストの割り当て

リストの投入が済んだので、あとは架電するだけ!…とはいきません。

次に必要な作業は、投入したリストをどこに割り当てるか決めることです。

そこで、まずは投入したリストにアクセスできるよう準備します。

リスト割り当て画面に入ります。「管理メニュー」⇒「リスト管理」⇒「リスト割り当て」から入ることができます。

リスト割り当て画面に入ったら、先ほど作ったリストを割り当てていきます。

まず、社名や割り当てたい部門を選んで表示ボタンを押します。すると、上の欄にはすでに割り当てられているリストが表示され、下の欄には未割り当てのリストが表示されます。

ご存じのように、先ほど作成したリストはまだ未割り当ての状態です。絞り込み検索などを活用すると、簡単に探索することができます。

該当のリストを発見したら、リスト名をクリックします。そしたら、上矢印ボタンで割り当て済みリストに移動し、スキルランクにチェックを入れます。基本的には、全ての欄にチェックを入れてください。

最後に、保存を押します。これで、リストの割り当ては完了です。早速確認しましょう。

 

 確認

まず会社名、部門名、課名が割り当て先になっているか確認します。

確認ができたら、TOPページから「リスト」に入ります。

すると、リスト一覧が表示されます。その中に、先程割り当てられたリストがあるはずです。見つけづらい場合は、絞り込み検索を活用します。

投入したリストが一覧に表示されていれば、設定完了です。

本記事では、リストの投入と割り当ての仕方について紹介しました。

オムニコンタクトの重要な機能ですので、この機会にぜひご活用ください。