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アウトバウンドコールを効率化したい!生産性向上のための3つのポイント

「電話営業を始めてみたはいいものの、なかなか成約がとれない…」「コール数を増やしつつ、成功率も高められないか…」といったお悩みはございませんか?

アウトバウンドコールで営業目標を達成するためには、業務の効率化が欠かせません。

そこで本記事では、アウトバウンドコールの効率化を促す3つのポイントについてご紹介いたします。

 

マルチコール

マルチコールとは、コールを自動で連続発信する機能です。

この機能をシステムに搭載することで、効率的なコールが実現できます。

まず、マルチコールを使わなかったときの状況について見ていきましょう。この場合、オペレーターは一回のコールで一人の顧客に架電することになります。一対一の対応です。ところがご存じのように、架電がいつもうまくいくとは限りません。長時間待っても電話がつながらなかったり、つながったかと思えば留守電に切り替わったりと、電話をかける時間ばかりが費やされて結果が徒労に終わることも少なくありません。これでは業務が滞るばかりでなく、オペレーターのストレスに負荷を与えてしまう可能性も十分にあります。

そこで重要な機能がマルチコールです。

マルチコールを用いると、顧客に繋がるまでの時間が大きく短縮されます。なぜなら、一回のコールで複数の番号に電話を発信できるからです。そして、最初に電話に出た顧客とのみ通話が開始されます。複数人のうち一番最初に電話に出た人とのみ繋がるため、電話が繋がるまでの時間をカットできるのです。

さらに、複数人のうち誰とも繋がらなかったら、次の番号に自動で発信するようになっています。オペレーターが架電の度に電話番号を入力する手間が省けるのです。

当然ながら、電話が繋がる時間を短くできれば、その分だけより多くのコールを発信できます。つまり、架電業務の効率化が期待できます。このように、マルチコール機能をシステムに搭載することで、コール数の増加やオペレーターの負担軽減ができるでしょう。

 

 

ユーザーインターフェース(UI)

使いやすいインターフェースも業務効率化のカギです。インターフェースが使いやすさに秀でていれば、オペレーターが混乱することなく架電業務を実施できます。

例えば、顧客の情報と架電する画面が連携できていないコールシステムを想像してみてください。このとき、オペレーターは電話をかけるためには架電画面に電話番号をいちいち入力しなければならないはずです。その際、ベタ打ちのため誤入力するリスクが非常に高いですし、間違って架電してしまえば個人情報の流出トラブルが発生しかねません。オペレーターのストレスも溜まるでしょう。

そこで重要視されるのが、使いやすいインターフェースです。架電画面と顧客情報の入った画面が連携することで、電話番号が自動で入力されたり、ワンクリックで架電できたりします。また、架電画面にSMSを入力するスペースや、ワンクリックでSMSを送信する機能があれば、きめ細やかな営業ができます。

簡単かつわかりやすい画面で操作できれば、オペレーターの業務も滞りなく進み、ミスも必然的に減ります。ミスが少なくなれば、ますますオペレーターの士気も高まり、業務が円滑に進みます。このように、使いやすいインターフェースを整備すれば、業務の効率化とミスの削減が好循環をつくり、営業目標の達成にも大いに役立つでしょう。

 

ターゲット戦略

成功するためには、洗練されたターゲット戦略が重要です。マーケティングの成否がターゲッティングに依存するように、アウトバウンドコールにおいてもターゲットを定めることが成功のカギを握っています。では、どのようにしてターゲットを定めればよいのでしょうか。

まず、顧客情報を蓄積できるシステムが必要です。どのような顧客がどの商材を購買しているのかを知ることで、顧客の好みの傾向を把握できます。顧客の好みの傾向をベースにターゲット戦略を練り、見込みの顧客リストを作ることができれば、成約率も高まるはずです。

また、コールの際に顧客の情報を書き残せるシステムがあると、情報を集めやすくなるでしょう。普段はどのようなお悩みを抱えているのか、どんな商品を魅力的だと思うか、などの顧客の傾向についての情報を顧客の基本的な情報とともに記入できるシステムがあれば、次回以降のターゲット選定にも有用です。

このように、顧客情報を存分に活かしてターゲット戦略をブラッシュアップできれば、アウトバウンドコールの成功率は高まり、業務目標達成に近づくことができるでしょう。

 

まとめ

アウトバウンドコールを効率化するためには、様々な工夫がカギを握ります。

ご存じのように、闇雲に駆け出しても目的地に着けないことと同様、とりあえず電話をかけ続けていては目標達成が遠く感じられるのも無理はありません。

そこで本記事では、マルチコール、使いやすいインターフェース、そしてターゲット戦略の重要性にポイントを絞って紹介しました。

アウトバウンドコールの業務効率化を達成すべく、以上のポイントを検討してみてはいかがでしょうか。